Электронный документооборот (ЭДО) - docs.metaera.by

docs.metaera.by

01. Почему наш сервис?

+375 (44) 533-09-11

sales@meta-docs.by

 

Электронный документооборот (ЭДО)

— позволяет компаниям и предпринимателям обмениваться документами с контрагентами в режиме онлайн. Это помогает сократить расходы на доставку и освободить сотрудников от рутинных задач.

Как зарегистрироваться? 

Вот здесь краткая инструкция по регистрации.

Что такое ЭДО простыми словами?
ЭДО — это обмен электронными документами через интернет. Компании передают друг другу файлы в системе электронного документооборота, например в MetaEra.Docs.

Документам можно придать юридическую силу подписав их с помощью электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Подписание документов ЭЦП — это тоже самое что и подписание их обычной подписью.

Процесс обмена документами.

Процесс похож на отправку письма по электронной почте:

  • Пользователь загружает в систему с компьютера документ.
  • Подписывает его ЭЦП и отправляет адресату.
  • Второй пользователь получает документ за несколько секунд.
  • Подписывает его.
  • Статус файла в системе обновляется.
  • У каждой организации остается документ с подписями обеих сторон.

Что такое электронный документ?
Это такой же документ, как и бумажный, только в виде файла на компьютере или в сервисе. Его отличает то, что он заверяется электронной подписью, которая придает ему юридическую значимость. Файл без подписи не считается электронным документом.

Кому нужны электронные документы?
Электронными документами активно пользуются компании и индивидуальные предприниматели, чтобы организовать безбумажный документооборот. ЭДО особенно актуален для организаций с большим объемом внутренней и внешней документации. Он позволяет им сократить расходы на печать и доставку и сэкономить время на получение подписи второй стороны.

Как работает электронная подпись?
Электронная подпись заменяет собственноручную и придает документам юридическую силу. С помощью подписи можно завизировать файлы любых форматов: PDF, JPG, DOC, XLSX и прочих.

Сама электронная подпись — это файл, который формируется криптографической программой. Каждый раз, когда пользователь подписывает документ, создается новый файл. Это гарантирует безопасность использования подписи.

Интеграция сервиса MetaEra.Docs с 1С

Подписывать и отправлять любые документы можно прямо  из вашей привычной учетной системы, для чего мы разработали специальный модуль 1С. 

Интеграция модуля для 1С проходит за несколько секунд. Подписывать можно одновременно неограниченное количество документов. 

Как мне уведомить моих контрагентов о переходе на ЭДО MetaEra.Docs?

Есть несколько вариантов оповещения ваших контрагентов о том, что ваша организация перешла на ЭДО:

1. Автоматически
При создании документа для определенного контрагента (не забудьте заполнить поле E-mail в карточке контрагента или 1С!), данный контрагент получит уведомление на емейл с краткой и простой инструкцией по регистрации. Зарегистрировавшись, документ уже будет находится у него в кабинете в папке «Входящие». Для контрагента рагистрация и подписание (если это необходимо) вашего документа — бесплатно, т.к. все входящие — бесплатно.Сервис MetaEra.Docs и далее будет всегда уведомлять ваших контрагентов о вновь пришедших электронных документах.

2. Самостоятельно
Вы можете самостоятельно уведомить ваших контрагентов о переходе на ЭДО в сервис MetaEra.Docs отправив им письмо по емейл. Например, такого содержания:
«ООО «Организация» перешли на работу с электронными документами в сервисе MetaEra.Docs. Приглашаем и вас подключиться к электронному документообороту. Для этого вам понадобится подключиться к MetaEra.Docs. Подписанные ЭЦП документы имеют такую же юридическую силу, как и документы подписанные на бумаге. Получение и подписание документов для Вас бесплатно.
Мы предлагаем обмениваться в рамках ЭДО следующими документами:
— договорами и соглашениями;
— актами
— деловыми письмами;
— счетами, счетами-фактурами;
Электронный документооборот регулируется законодательно. Благодаря ЭДО мы сможем быстро подписывать договоры и соглашения, оперативно получать и отправлять документы. Наше сотрудничество станет более эффективным.«